Gửi ý kiến
Đặt mua 
Gửi E-Mail cho bạn bèHọc viện Báo chí và Tuyên truyền
Trong thời kỳ đổi mới và bối cảnh hội nhập, báo chí Việt
Tổ chức sự kiện là gì?
Trong giai đoạn bùng nổ thông tin ngày nay, ngành công nghiệp quảng cáo đang ngày càng trở nên tràn lan, đắt đỏ và thiếu hiệu quả, dần nhường chỗ cho một ngành mới lên ngôi. Đó là quan hệ công chúng (Tiếng Anh là Public Relations, viết tắt là PR, đọc là pi-a). Đối với các doanh nghiệp thì PR lại chính là con đường duy nhất và rẻ tiền nhất để đưa hình ảnh thương hiệu vào tâm trí công chúng và khách hàng. Tổ chức sự kiện là lĩnh vực quan trọng, không thể thiếu trong quan hệ công chúng. Tổ chức sự kiện là làm cho một hoạt động của một người/ nhóm người/ cộng đồng (cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp...) thành một sự kiện có thể gây ra dư luận nhanh, mạnh và rộng rãi với sự tác động của báo chí và các phương tiện truyền thông đại chúng.
Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, APEC. Với các tờ báo, các sự kiện lớn thường được nhắc đến như: Cuộc thi hoa hậu toàn quốc, được khởi xướng bởi báo Tiền Phong; Quỹ học bổng Nguyễn Thái Bình của báo Thanh Niên; các sự kiện vang dội trong chiến dịch truyền thông “Xoa dịu nỗi đau da cam” và “Mãi mãi tuổi 20” của báo Tuổi trẻ. Trong thực tế, không phải chỉ những với sự kiện “nổi đình đám” đó mới được coi là tổ chức sự kiện. Một cuộc thi được tổ chức trên báo, một cuộc tư vấn tuyển sinh được tổ chức ở trường học, cuộc biểu diễn được tổ chức với mục đích từ thiện..., nếu thông qua chính tờ báo và các phương tiện truyền thông đại chúng khác, có tác động nhanh, mạnh và rộng rãi đến công chúng thì đều được coi là “tổ chức sự kiện”. Là một trong những cầu nối trực tiếp giữa tờ báo và công chúng, tổ chức sự kiện “có thể gây ra dư luận nhanh, mạnh và rộng rãi” trong công chúng, làm cho tờ báo gần gũi hơn, thân thiết hơn với độc giả. Qua sự kiện, độc giả, công chúng hiểu rõ hơn vị thế, sức mạnh của tờ báo, nhờ đó mà uy tín của tờ báo được nâng cao. Tổ chức sự kiện tốt có thể đem đến khả năng định hướng, giáo dục, điều chỉnh hành vi theo chiều hướng tích cực, phù hợp với lợi ích của cộng đồng.
Tổ chức sự kiện hiệu quả, có thể làm phong phú, đa dạng nội dung thông tin của tờ báo. Bên cạnh yếu tố “làm thương hiệu”, đóng góp cho xã hội, tổ chức sự kiện, nếu làm tốt, còn mang lại lợi ích kinh tế cho tờ báo. Bản thân mỗi tờ báo chính là một cơ quan truyền thông đại chúng. Do đó, ưu thế hơn hẳn các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp khác khi làm sự kiện là có thuận lợi lớn trong khâu truyền thông. Sự kiện được đăng tải trên chính tờ báo đó, nên có tòan quyền chủ động xác định nội dung, hình thức và thời lượng, thời điểm truyền thông điệp. Nếu có mối quan hệ tốt với các cơ quan báo chí khác, hay có sự phối hợp tốt giữa báo in và báo mạng điện tử, thì hiệu ứng truyền thông mạnh hơn hết. Uy tín và hệ thống các mối quan hệ của nhà báo và cơ quan báo chí, hệ thống thu nhận và xử lý, sử dụng thông tin, nguồn tin từ bạn đọc, đại lý phát hành, các nhà báo, các nguồn tin chính thức gửi tới tòa soạn... cũng là những ưu thế riêng có của một tòa soạn báo khi tổ chức sự kiện. Đó là chưa kể đến đội ngũ các nhà báo- nguồn lực lý tưởng cho các ý tưởng độc đáo và thiết thực trong tổ chức sự kiện- điều mà các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp khác cho là cần thiết nhất cho tổ chức sự kiên, đồng thời cũng là nguồn lực mà họ thiếu nhất trong hoạt động PR.
5 bước trong quy trình tổ chức sự kiện ở một tòa soạn báo
Một sự kiện được tổ chức bao gồm rât nhiều các hoạt động, các khâu khác nhau. Những bước cơ bản của tổ chức sự kiện ở cơ quan báo chí bao gồm:
Bước 1: Đề xuất ý tưởng tổ chức một sự kiện
Bất cứ ai, từ người làm phát hành, bạn đọc, đến phóng viên, biên tập viên, người phụ trách một mảng, lĩnh vực về nội dung, thành viên của Ban biên tập... đếu có thể là tác giả của các ý tưởng tổ chức sự kiện. Việc đề xuất này chỉ có thể được duyệt với bản đề xuất cónhững trình bày thuyết phục về những vấn đề sau: Xác định được mục đích, mục tiêu của việc tổ chức sự kiện, đối tượng tác động của sự kiện, địa điểm, thời gian tổ chức; Có chủ đề được mô tả và trình bày rõ ràng, tỷ mỷ, có sức thuyết phục cao. Việc phân tích khả năng tác động, lợi ích các bên và tính khả thi đóng vai trò xuyên suốt trong bản đề xuất ý tưởng này.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Thông thường, khi viết đề xuất ý tưởng, người viết đã phải đồng thời phác thảo ngắn gọn nhất những điểm cốt lõi về việc tổ chức sự kiện. Yêu cầu tiếp theo là kế hoạch chi tiết về tổ chức sự kiện. Nhiều tài liệu gọi là bước viết chương trình của tổ chức sự kiện, hay viết đề xuất dự án chi tiết.Bên cạnh các mục lớn của bản kế hoạch sự kiện như: Phân tích thực trạng và phân tích vấn đề, phân tích công chúng, xác định mục tiêu, ý nghĩa, điều kiện tổ chức sự kiện, người viết cần phải viết rõ: Tên sự kiện, xây dựng thông điệp chung, thông điệp cụ thể, thông điệp tài liệu, kế hoạch truyền thông về sự kiện...5 bản kế hoạch sau cần đi kèm với kế hoạch tổng thể là: Kế hoạch khai thác tài trợ; kế hoạch truyền thông (tài liệu, họp báo, đưa tin sự kiện, lựa chọn các phương tiện truyền thông, kế hoạc chiến dịch truyền thông (nếu có); kế hoạch về nguồn lực (nhân lực và vật lựccho tất cả các khâu của tổ chức sự kiện), kế hoạch về thủ tục hành chính (cấp phép, bằng khen, quyết định trao giải, cấp quyền sở hữu...) và kế hoạch về tổng duyệt chương trình, sự kiện.
Bước 3: Tiến hành sự kiện kèm theo dõi, giám sát
Việc tiến hành sự kiện bắt đầu bằng việc xúc tiến các hợp đồng với vác đối tác bên ngoài trước, theo kế hoạch đã đặt sẵn. Chẳng hạn như xúc tiến thỏa thuận,kiểm tra hợp đồng và đặt cọc thuê địa điểm, trang thiết bị, thỏa thuận để khẳng định các thành viên trong Ban giám khảo, thỏa thuận với Đài truyền hình về chương trình truyền hình trực tiếp. Luôn cần có các trưởng bộ phận phụ trách từng mảng, từng khâu của sự kiện..Với các sự kiện phát sinh, thường có một bộ phận giải quyết tại chỗ, trên cơ sở đề xuất của các trưởng bộ phận.
Bước 4: Kết thúc sự kiện
Dọn dẹp nơi tổ chức, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, viết thư cám ơn, xin lỗi, cam kết , bảo quản kho …
Bước 5: Họp đánh giá, rút kinh nghiệm
Bước này có ý nghĩa rất quan trọng nhằn thông qua các kết quả của cuộc họp, có thể phát triển hay định hướng, điều chỉnh kế hoạch tổ chức sự kiện nói riêng và kế họach PR nói chung
Hiệu quả cao, bền vững hơn nếu các sự kiện được tổ chức một cách quy mô, thường xuyên (hàng năm, hàng quý, hành tháng), với quy trình được điều chỉnh ổn định. Một số chương trình được tổ chức thành công tiêu biểu là: Cuộc thi Hoa hậu Việt Nam, Giải U21 báo Thanh Niên, Chương trình “Vì ngày mai phát triển ” của báo Tuổi trẻ.
Một số điều cần chú ý trong tổ chức sự kiện ở các tòa soạn báo
Bên cạnh những ưu thế, do vị trí và những đặc thù của một cơ quan báo chí, để tổ chức sự kiện thành công, cần chú ý những điểm chính sau:
Thứ nhất: Cần chú ý việc xác định rõ mục tiêu, đối tượng hưởng lợi, đối tượng tham gia rõ ràng. Thực tế chứng minh rằng: các sự kiện hướng vào lợi ích của đối tượng mục tiêu, bám sát tôn chỉ mục đích của tờ báo sẽ đạt được kết quả cao. Cần coi đó là cơ sở cho việc duyệt ý tưởng và đề xuất.
Thứ hai: mối quan hệ giữa PR kinh tế và PR chính trị trong việc tổ chức sự kiện. Bên cạnh mảng quảng bá thương hiệu và kinh doanh báo chí, hướng tới mở rộng công chúng, cần chú chú ý tới trách nhiệm xã hội, nhiệm vụ chính trị của tờ báo, để các sự kiện tổ chức bởi tòa soạn báo đảm bảo cả 2 mục tiêu PR chính trị và PR kinh tế.
Thứ ba: Thận trọng trong việc lựa chọn đối tác, nhà tài trợ trong tổ chức sự kiện. Nguyên tắc của chọn đối tác là các bên cùng có lợi, đảm bảo không ảnh hưởng đến nguyên tắc hoạt động của báo chí (tính giai cấp, tính trung thực, khách quan của tờ báo, tính quần chúng..).
Thứ tư: Tận dụng ưu thế, tăng tính chuyên nghiệp của cơ quan báo trong truyền thông, quan hệ công chúng nói chung và kỹ năng quản trị trong tổ chức sự kiện nói riêng, nhằm giành thế chủ động và linh hoạt trong tổ chức sự kiện.
Có như vậy, các sự kiện do báo tổ chức mới tận dụng được thế mạnh và cơ hội, vượt qua được những thách thức lớn với 1 cơ quan báo chí trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
